《番茄工作法图解》读书笔记

2017-01-23 笔记

一、 一次只做一件事

番茄工作法由弗朗西斯科·西里洛创立于1992年,是一套简单的工具和流程 ,提倡“25分钟里只做一件事”。

收集当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始。

此外还要预估、控制中断、每日回顾、不断更新。

二、 背景

从人类的生理分析番茄工作法实施的可能性

  1. 想获得心流状态,进入正襟危坐、全神贯注的姿势,要比东张西望等待灵感有效得多。(花大块的时间持续做同一件事以进入心流状态)

  2. 通过执行一套相同的动作和准备程序,可以使大脑自我调整,进行执行某类事物的最佳状态。

  3. 利用反射特性,建立在番钟时钟里精神集中,专注高效。(利用白噪声提升专注力。)

  4. 环境的频繁变化会降低生产力。建立特定环境做特定事情。改善睡眠:上床就睡觉,不赖床。 (早睡早起当真是一个最显而易见的知易行难的事)

  5. 节律的变更会导致头脑混乱。坚持25分钟一个番茄。

  6. 时间是持续和交替的,事态的不可预测行,会导致焦虑,焦虑会减低生产力。

  7. 变化是永恒的。对于导致重大影响的修改决定,我们需尽可能安排得晚一些,以延缓与之相关的成本产生,并为回到正轨争取最大的机会。留更多的时间做重大的决定。

  8. 在快速眼动睡眠期间,大脑的一小部分会重放我们日常生活的影象,还会在所收集的各组记忆之间找出新的联系,即大脑在没有思考问题的时候(“脱机状态”)能为我们提供新思路和新见解。

  9. “相关记忆”能够综合概括个人原有知识,脱机状态对它意义重大,包括快速眼动睡眠时间,以及暂时放下待解决问题的片刻小憩。学会冥想。

  10. 休息,以获得新的能量。不休息,后继乏力,注意力集中不起来,因为大脑要弥补多巴胺产量的不足,从而增加了肾上腺素的生产。大脑需要定期的休养,即包括工作时间的短暂休息,也包括每天工作完成以后的较长休息。多巴胺神经递质职责之一是保持人的警觉性。(所谓的意志力银行,放电充电)

  11. 延迟回忆更容易记住不同含义的词语,大脑通过联想对记忆进行编码。可视化技术,思维导图,是理清联想脉络、服务长期记忆的极佳工具。

  12. 正确的决策是意识和直觉之间的平衡。为了做出正确决定,需要简化问题,使其只包含重要事实和你有足够能力进行分析的领域。这些判断有效与否,完全取决于我们的经验、专业训练和知识,而非其他因素。面对调整的灵活性,是基于我们跟踪记录的事实数据,不仅要用这些指标调整进程本身,而且要改善我们自己。(金字塔原理,层层细化问题)

  13. 调节器用来维护指定的参数指标处再期望的水平。专注工作的过程中,应当只对相关指标做持续记录,并且事后再分析过往数据的同时展望未来。定期的回忆或回顾,才是专门用来分析调整的场合。周检视。

  14. 激励是一种生理活动加剧的状态。不需要巅峰,但不要低估,只要保持一个可持续的步伐。建立激励机制,以周为单位,配合of,进行周检视。

  15. 拖延是一种焦虑应对机制,与启动或完成某项任务或决策有关。导致拖延的原因:a.其他人强迫你做一些事,违背你的意志。b.你给自己压力,想要有完美的表现。C.害怕犯错误或受批评。

  16. 太多的选择,太多的取舍,太多的决策,会带来焦虑,无法专心致志,而且做真正重要事情的时间反而太少。

三、 方法

3.0 工具

  1. 任何类型的计时器,番茄钟/森林/潮汐等等。

  2. 钢笔、铅笔、荧光笔或彩色笔各一支

  3. 纸:用于记录中断事件,在空闲时间录入到of。

        在“活动清单”表格每个条目的右边写上“预估番茄钟数”,在“今日待办”表格每个条目的右边写上“实际番茄钟数”。用于后续对比修正
  4. 手机:of收集。时间块记录事件分配。素记记录当天番茄数,吃青蛙情况。

3.1番茄工作法流程

番茄工作法是一套典型的PDCA流程,即计划plan、执行do、评估check、应用act。

3.1.1 PLAN:

(1)收集:在一天的开始,从积压的工作“活动清单”表格中提取最重要的活动,填写到of。这就是你当天的自我承诺

(2)预估:设定番茄钟日流量。在收集事件后标注[x] 。x代表番茄钟个数。预估超过7个番茄钟,说明它太复杂了,需要拆分这项活动。

3.1.2 DO:

a.前瞻记忆:在番茄钟开始之前,为避免一头扎进不太重要的活动,要记得定期评估活动的重要程度。回溯记忆关注的是过去的事情,前瞻记忆帮我们记住未来要做的事情。

b.执行:“当下清单”是一个虚拟表格,在“今日待办”表格上用荧光笔标注当前活动,即当前此刻关注的事情。然后扭动番茄钟开始进行此项活动。

在番茄钟内,你就应当只关心这25分钟,关键不在当前活动是否能在当前番茄钟内完成,关键是在这一刻你尽了全力。

c.放下:不要为了完成活动,在响铃之后又多花5分钟时间继续工作。番茄钟一响,就该放下工作,顶多再写一个速记纸条,来标记当时的思路。

d.直接和即时反馈:每当完成一个番茄钟后,放下工作,为刚才25分钟的工作做评价,然后休息。

e.常规休息:每完成了一个番茄钟,就在相应活动旁白画个“x”,然后休息5分钟。在休息期间,不可以思考上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作,而是让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。最好方式:打盹,行走,吃东西喝水,上卫生间,看风景。

f.阶段性休息:将4个番茄钟为一组,4个番茄钟后一个阶段性休息,通常以15~30分钟的消遣。

g.休息之后,要决定继续进行同一项活动,还是切换到另一项。切换是因为重要程度有所改变,或者上一项活动已完成。如果要修改计划行程表,要闹应当处于全局观状态。

h.不要在番茄钟进行中切换到另一项活动,也不要再一个番茄钟中间停下休息,这会让你失去节奏,它所跟踪的数据也无法与其他番茄钟匹配比较。

如果番茄钟进行一半,你当前的工作已经完成,就用剩下的时间进行“过度学习”,可以再回顾一下所做的或重复一下所学的,看看刚才的工作是否可以改进,或者透过字里行间发现新结论……直到番茄钟响铃。

3.1.3 CHECK:

是否可以利用软件分析?

记录:在一天结束事,将当天收集的数据归档,写入“记录”表格,显示工作方式。为知笔记收集

a.记录每天完成的番茄钟数活动项目内容及其数目

b.记录每个番茄钟执行前、后与期间的地点、时间段、状态及其类型、原因、次数和效果,如中断、拖延、专注度等。

c.记录“计划外紧急”活动项数,观察这些指标,可以评价自己的计划能力。

d.记录“计划外”活动项数,如果多的话,说明在早晨计划阶段漏了很多事情,考虑不全面。

e.记录适合自己的番茄工作法,如精神奖励类型、计时器类型、在工作中休息一次的时长、对工作习惯进行反思的时刻等等。

3.1.4 ACT:

处理:从所记录的原始数据中提取有用信息。

a.计算平均每项活动花费的番茄钟数。如果数字很大,就要试着拆分活动,使之成为更小、更易于管理的部分。

b.计算一项活动在“活动清单”表格停留的平均时间,即从记下该活动到它得到处理的时间。

c.改进番茄工作法,创造一个属于自己的番茄工作法。

可视化:即写思维导图日记。最终你要将信息以某种方式(如,思维导图)组织起来,从中找出改进流程的思路,并在自我调整的过程中每天回顾。

四、中断

4.1

我们需要将专注、排序和休息时间段交错安排,以获得一个可持续的步伐。

4.2 中断后果:

a.每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失。

b.如果你总是在追赶已知的需求,最终所有长期活动都要排再末期。

c.由于不断地被迫花精力接收和评估新的信息,导致活动无法正常进行。

4.3 中断类型及其策略

(1)自己造成的“内部中断”:一个撇号(’)代表

a.含义:即直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。

b.可能原因:

觉得当前的活动过于复杂,或不够重要。

担心成果的质量,以及接下来要面对的指责。

在彻底弄清楚整件事如何完成之前,不想开始。

c.策略:首先接受它,然后记录它,然后立即继续你手头的工作,避免真的被打扰。

(2)别人造成的“外部中断” :一个撇号(-)代表

a.含义:即有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复的事情。

b.提醒:别把番茄工作法当成拒绝帮助他人的理由。在对方接受的范围内。建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件,而不要在当前直接处理。

c.策略:

告知:“我手头有事,正忙。”

协商:“周五再帮你做,行吗?”

计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

答复:按照承诺办事,不然得话,下次别人就没法信任你了。

五、收件箱清零

GTD工作流程:

a.如果做出的答复所需的时间不超过两分钟,立即答复。

b.如果可以稍后委托他人做,立刻进行委托。

c.如果某封邮件需要亲自处理,但所需的时间较长,不该立即开始,而是将它记入“活动清单”表格,将邮件移到存档文件夹,把这件事从脑子里放下。

d.如果某项活动不能马上进行,是因为要找其他人获得更多信息,处理方式与委托类似,将问题发给那个人,然后将该邮件移到存档文件夹。

e. 每次问自己,这封邮件今后能否对自己有所帮助,如果没有,立即删掉它。断舍离

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